1. Aktif Mendengarkan dan Memperhatikan Lawan Bicara
Untuk membangun komunikasi yang efektif, kamu dapat menjadi pendengar aktif dengan cara mendengarkan dengan seksama dan memberikan respons yang menunjukkan bahwa kamu memahami apa yang dikatakan oleh orang lain. Misalnya rekan kerja, atasan, dan klien.
2. Lakukan Klarifikasi dan Konfirmasi
Pastikan untuk mengklarifikasi dan mengonfirmasi kembali informasi yang kamu terima di kantor untuk menghindari kesalahpahaman yang berujung fatal pada kerjaan. Misalnya saat pelaksanaan sesi diskusi pekerjaan antar karyawan dan satu sama lain saling melemparkan opininya, maka kamu dapat mengambil tindakan berupa klarifikasi.
Jadi, ketika salah satu teman menanyakan apakah kamu sudah mengerti dengan apa yang ia jelaskan, cobalah untuk mengonfirmasinya. Jika belum memahaminya, kamu dapat bertanya kembali.
3. Bahasa yang Jelas dan Tepat
Gunakan bahasa yang mudah dipahami dan hindari penggunaan jargon atau istilah teknis yang tidak perlu. Selain itu, hindari pula penggunaan bahasa yang terlalu tinggi atau jauh dari istilah-istilah yang digunakan selama rapat atau mengobrol santai dengan rekan kerja.
Jauh lebih baik lawan bicara memahami apa yang kamu sampaikan daripada membuat mereka terkesan padamu.
4. Berikan Respon yang Bersifat Membangun
Berikan respon atau feed back yang membangun dan tidak menyinggung perasaan. Tetaplah fokus menanggapi konteks atau substansi yang dibahas dan hindari menyerang secara personal karena hal tersebut tidak etis dalam sebuah diskusi terbuka maupun forum internal.
5. Lakukan Pertemuan Rutin
Sebagai pimpinan divisi, cobalah untuk mengadakan pertemuan rutin untuk memastikan semua anggota tim mendapatkan informasi terbaru dan dapat berbagi pemikiran mereka. Aktivitas ini juga bertujuan untuk evaluasi bulanan atau mendapatkan ide maupun inspirasi baru dari karyawan.
Misalnya melihat tren terbaru yang kemungkinan dapat dimanfaatkan perusahaan untuk mempromosikan produk maupun layanan.
6. Lingkungan yang Terbuka
Ciptakan lingkungan yang mendukung komunikasi terbuka, artinya karyawan merasa nyaman untuk menyampaikan ide, gagasan, dan pendapat mereka tanpa merasa dibungkam. Dengan begitu, perusahaan juga dapat dilihat sebagai tempat dan ruang yang demokratis bagi karyawan.
Lingkungan yang terbuka juga akan membuat karyawan lebih berkembang dan mengurangi risiko terjadinya hal-hal buruk yang menyerang perusahaan.
