Apa itu SOP ? apa itu Standard Operating Procedures ? Halooo sahabat WPC…tentu kita sering mendengar apa yang namanya SOP kan…eeh tapi ini  bukan SOP yang terdiri dari sayur sayuran itu loooh…eeh eeh tapi kalau kamu menjalankan usaha kuliner SOP, naah agar bisa  membuat SOP yang lezat dan tidak berubah rubah rasa, agar kuliner SOP nya semakin berkilau tentunya dibutuhkan SOP yang jelas looh..naah nah…bingung yaah..trus jadi SOP yang mau kita bahas disini apa sih..? Bagi sebagian perusahaan, terutama perusahaan-perusahaan yang sudah memahami arti penting keberadaan SOP bagi bisnis mereka, sangat menyakini bahwa SOP akan memberikan manfaat yang sangat banyak bagi pertumbuhan bisnis mereka. Sementara bagi perusahaan-perusahaan yang belum memahami arti penting dari SOP,terutama bagi usaha kecil, seringkali  akan memperlakukan SOP dengan sebelah mata, SOP dianggap sebagai aturan kaku yang akan mengganggu fleksibilitas kerja mereka, akan mengganggu irama permainan mereka dalam berbisnis. SOP atau Standard Operating Procedure  sesungguhnya sebuah alat manajemen untuk membuat keseragaman pola bisnis, keseragaman pola kerja dan keseragaman kualitas dari sebuah proses atau produk yang akan dibuat atau laksanakan. Bagaimana jika tidak ada SOP? tentu keseragaman tidak dapat dipastikan. Bagaimana jika suatu saat anda berhalangan membuat si SOP sayur tersebut ? apakah jika orang lain atau karyawan anda yang membuat tanpa SOP yang jelas rasanya tetap akan semaknyus SOP sayur buatan anda? Pada saat ini masih banyak bisnis ,baik Perusahaan besar apalagi skala home industry yang beroperasi tanpa didukung dengan sebuah sistem yang baku. Mereka lebih banyak beroperasi berdasarkan kebiasaan apa yang sudah mereka jalankan bertahun-tahun dan akhirnya menjadi sebuah kebiasaaan/ budaya perusahaan tersebut. Tidak hanya terbatas dengan perusahaan dengan skala kecil, perusahaan skala menengah dan besar pun masih ada yang belum memiliki System Operational yang baku dan dibakukan pula. Yang terjadi adalah System Operation PERSON, jadi proses pelaksanaan dijalankan berdasarkan feeling masing masing orang….

Hmmmm Apa itu SOP? Standard Operating Procedure (SOP) adalah penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana, dan oleh siapa. SOP dibuat untuk menghindari terjadinya variasi dalam proses pelaksanaan kegiatan yang akan mengganggu kinerja organisasi secara keseluruhan. SOP merupakan mekanisme penggerak organisasi/lembaga agar dapat berjalan/berfungsi secara efektif dan efisien dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai. Untuk siapa SOP dibuat? SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan. Ini bisa berarti para karyawan produksi, resepsionis, office boy, supir, staf administrasi di kantor, pabrik atau gudang, supervisor dan manager. SOP akan berbeda untuk pekerjaan yang dilakukan sendirian, untuk pekerjaan yang dilakukan secara tim, dan untuk pengawas pekerjaan tsb bahkan untuk setiap item atau jenis tahapan pekerjaan dalam bidang bisnis. Kapan menyusun SOP? SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan. SOP digunakan untuk menilai apakah pekerjaan sudah dilakukan dengan baik atau belum. Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi setelah 1-2 bulan percobaan. Lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yang diakibatkan oleh adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan/atau apapun yang mempengaruhi lingkungan kerja. Mintalah masukan dari para pelaksana untuk menjadi bahan perbaikan SOP secara teratur Apakah harus disusun panjang ? Tidak ada aturan yang membatasi panjang pendeknya SOP, karena SOP digunakan oleh berbagai macam orang untuk tujuan yang berbeda namun tetap harus lengkap dan akurat. Namun demikian, SOP yang ringkas akan lebih memudahkan para pelaksana. Sebuah prosedur kerja yang panjang bisa dibagi menjadi 2-3 SOP (misalnya dipisah menjadi SOP Tahap Persiapan, SOP Tahap Pelaksanaan dan SOP Tahap Penyelesaian) Siapa yang membuat SOP? Idealnya, SOP disusun oleh 1 tim yang terdiri atas: Penulis SOP (author) Pelaksana di lapangan (employee) Pengawas lapangan (supervisor) Atasan pengawas (manager) Keuntungan adanya SOP: SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, dan sarana komunikasi antara pelaksana dan pengawas, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan secara konsisten. Para pekerja akan lebih percaya diri dalam bekerja karena tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan. Sistem, Prosedur & Langkah Sistem yang ada dalam setiap perusahaan adalah sistem pemasaran, sistem produksi, sistem keuangan dan sistem pengembangan SDM. Keberhasilan suatu perusahaan dipengaruhi oleh seberapa jauh sistem-sistem ini bisa berjalan dan bekerja sama Setiap sistem disusun atas beberapa prosedur kerja. Sebagai contoh, sistem produksi terdiri atas prosedur perencanaan produksi, prosedur permintaan bahan, prosedur pelaksanaan produksi, prosedur pengawasan produksi, prosedur penyerahan hasil produksi, dan prosedur pembuatan laporan produksi Langkah-langkah adalah kegiatan terkecil yang menyusun sebuah prosedur.

Dalam pelaksanaan, langkah-langkah ini adalah tempat terjadinya variasi kegiatan antara pelaksana yang berbeda jika prosedur tidak dibakukan. Manager /pemilik bisnis  menggunakan standard operating procedures (SOP) untuk memastikan agar setiap orang mengikuti langkah-langkah yang sama setiap kali menjalankan prosedur Tips Menyusun SOP Selalu bayangkan siapa pengguna SOP Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb Gunakan prinsip “Kerjakan apa yang akan Anda ceritakan, kemudian ceritakan” Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SOP (buat daftar topik yang harus dibicarakan, kemudian kelompokkan) Mulailah dengan kata kerja dan hindari kalimat pasif Buat draft terlebih dahulu Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa yang dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian perbaiki Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat SOP. Jika Anda merasa bosan, maka hal yang sama akan dirasakan oleh pembaca Tips Penulisan SOP Komplit: semua informasi penting yang digunakan untuk menjalankan kegiatan Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat Koheren: menunjukkan alur dan urutan langkah untuk menjalankan kegiatan Jelas dan ringkas: hindari kalimat yang panjang Panjang vs Singkat Contoh penulisan Panjang: Gunakan lap biasa untuk membersihkan kotoran dan noda dari mesin, atau keringkan dengan lap tebal jika ada bagian yang basah Singkat: Bersihkan kotoran dan noda dari mesin a. Gunakan lap biasa untuk menghilangkan kotoran b. Gunakan lap tebal untuk mengeringkan bagian yang basah Jelas vs Tidak Jelas Tidak jelas: Gunakan lap untuk membersihkan area memasak Jelas: Gunakan lap basah untuk membersihkan area memasak. Bertele-tele vs Ringkas Bertele-tele: Pastikan Anda membersihkan panci masak dari semua sisa masakan sebelum digunakan untuk memasasak masakan yang lain Ringkas: Bersihkan panci memasak sebelum digunakan untuk memasak yang lain Tingkat Rincian Prosedur harus berisi semua langkah yang penting yang harus dijalankan dengan seragam oleh semua pekerja. Hilangnya salah satu langkah penting akan menyebabkan terjadinya variasi dalam menjalankan prosedur Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua pertanyaan pekerja bisa terjawab. Prosedur tidak untuk menggantikan training dan feedback, oleh karena itu pembuat SOP tidak harus berusaha menjawab semua pertanyaan yang mungkin akan muncul   Bila ada 2 pekerja yang sudah ditraining, menjalankan 1 SOP yang sama dengan cara berbeda Tujuan utama adalah pelaksanaan kegiatan yang konsisten Ringkasan Standard Operating Procedures adalah alat yang baik untuk membakukan pelaksanaan suatu kegiatan. SOP yang baik harus singkat, jelas, ringkas, komplit, obyektif dan koheren. Prosedur harus berisi semua langkah yang penting akan tetapi tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua pertanyaan pekerja bisa terjawab.    NILAI POSITIF DARI SOP Hal-hal positif yang dapat dirasakan dengan sudah adanya SOP di Perusahaan diantaranya : Aturan Main yang Jelas, Perusahaan memiliki acuan operasional yang baku. Diharapkan aktivitas operasional akan lebih lancar karena setiap karyawan menjalankan fungsinya masing-masing dan mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tanggungjawabnya. Dokumen yang digunakan sudah Standard, sehingga memudahkan setiap karyawan untuk mengingatnya. Terutama bila perusahaan tersebut besar dan memiliki banyak anak perusahaan kemungkinan seorang karyawan yang dimutasi akan mudah untuk beradaptasi. Mencerminkan Perusahaan tersebut rapi dalam administrasi yang efeknya akan mengangkat image dari perusahaan tersebut. Langkah kedepannya akan mempermudah perusahaan dalam memperoleh ISO (International Organization for Standarization) Bisnis berjalan by Sistem dan akan terus berjalan walaupun pemilik usaha sedang jalan jalaan   Salam Irma Sustika

Comments

comments